המדריך לניהול ישיבות הנהלה
מאת נדב פרץ, יועץ עסקי
ניהול ישיבות הנהלה הוא אתגר מרכזי לכל ארגון. כשזה נעשה נכון, זה יכול להיות מנוע לצמיחה ולהצלחת החברה. במאמר זה נסקור את כל ההיבטים החשובים לניהול ישיבות הנהלה מוצלחות, כולל תכנון, ניהול ומעקב, לצד נתונים ומחקרים התומכים בטענותינו.
חשיבות ישיבות הנהלה: נתונים ומחקרים
ישיבות הנהלה הן כלי מרכזי לקבלת החלטות אסטרטגיות, ולפי מחקרים ישיבות כאלה תופסות כ-15% מזמן העבודה של מנהלים בכירים בארגונים. עם זאת, מחקר אחר מראה כי עד 71% מהמנהלים חשים שרוב הישיבות הן בזבוז זמן. נתון מדאיג נוסף מצביע על כך ש-50% מהזמן שמוקדש לישיבות מנוצל בצורה לא יעילה
סוגי ישיבות הנהלה והשפעתן
קיימים מספר סוגים של ישיבות הנהלה, כל אחת מהן עם מטרות שונות:
ישיבות קבלת החלטות: לפי מחקר ישיבות אלו תורמות ל-80% מההחלטות האסטרטגיות בארגון.
ישיבות תכנון: תכנון אסטרטגי חיוני לעמידה ביעדים, וכ-60% מהחברות המצליחות מייחסות את הצלחתן לתכנון אפקטיבי בישיבות הנהלה
ישיבות לפתרון בעיות: מחקר מצא כי 74% מהבעיות הקריטיות בארגון נפתרות בשיתוף פעולה במסגרת ישיבות הנהלה (PwC
תכנון ישיבת הנהלה איך מתחילים?
תכנון מקדים נכון הוא המפתח להצלחת הישיבה. על פי מחקר, פגישות עם סדר יום ברור ומוגדר מראש מביאות לעלייה של 30% ביעילות הפגישות.
הגדרת מטרות מדויקות: יש להגדיר מטרות (ספציפיות, מדידות, ברות השגה, רלוונטיות, ובעלות זמן מוגדר). למשל, "הגדלת הכנסות ב-15% ברבעון הבא".
הכנת סדר יום: לפי מחקר של סדר יום מוגדר היטב מפחית ב-25% את הזמן המוקדש לנושאים לא רלוונטיים בישיבה.
בחירת משתתפים: נתונים מראים כי ישיבות עם פחות משתתפים נוטות להיות פרודוקטיביות יותר. מומלץ להזמין רק את מי שיכול לתרום משמעותית לנושאים הנדונים.
ניהול הישיבה בפועל: מיצוי הפוטנציאל
ניהול הישיבה צריך להתבצע בצורה מדויקת, תוך שמירה על מיקוד בנושאים החשובים.
ניהול זמן יעיל: לפי מחקר ניהול זמן נכון בישיבות יכול לחסוך לארגון עד 10% מזמן העבודה הכולל של ההנהלה.
שימוש בטכנולוגיה: 67% מהארגונים משתמשים בטכנולוגיה לשיתוף מסמכים ותיאום פגישות, מה שמשפר את היעילות
שיתוף פעולה פעיל: ישיבות שבהן המשתתפים מעורבים ומשתפים פעולה, מגיעות להחלטות איכותיות יותר ב-23% מהמקרים
מעקב וביצוע: למקסם את הערך מהישיבה
השלב שלאחר הישיבה הוא קריטי כדי לוודא שההחלטות מתורגמות לפעולות.
פרוטוקול ישיבה: לפי מחקר הפצה מהירה של פרוטוקול הישיבה מעלה את סיכויי הביצוע ב-40%.
מעקב אחר ביצוע מראה כי ארגונים שמבצעים מעקב שוטף אחר ההחלטות רואים עלייה של 22% ביישום ההחלטות.
מדידת תוצאות: ארגונים המודדים את הצלחת ההחלטות שקיבלו, מבצעים שיפורים מתמשכים ביעילות של 30%
שילוב טכנולוגיה: כלי מפתח להצלחת ישיבות
טכנולוגיה לניהול ישיבות יכולה לשפר משמעותית את איכות הפגישות ואת קבלת ההחלטות. 75% מהארגונים הגדולים בעולם כבר משתמשים בכלים כאלה כדי לנהל את ישיבות ההנהלה שלהם
סיכום: יצירת ערך מכל ישיבה
ניהול ישיבות הנהלה בצורה אפקטיבית דורש תכנון מוקפד, ניהול מדויק ומעקב קפדני לאחר סיומה. על ידי שימוש בנתונים ובמחקרים, ניתן לוודא שהישיבות יניבו תוצאות אמיתיות שיקדמו את הארגון לעבר השגת מטרותיו. ישיבה מוצלחת לא רק מייצרת החלטות, אלא גם ממנפת את הארגון קדימה.
דוגמה לפרוטוקול ישיבת הנהלה
פרוטוקול ישיבת הנהלה – קביעת אסטרטגיה שיווקית
מפעל: שוקולד באהבה
תאריך הישיבה: 18 באוגוסט 2024
מקום: חדר ישיבות הנהלה, מפעל שוקולד באהבה
שעה: 10:00 – 12:00
משתתפים:
מנכ"ל: אבי כהן
סמנכ"ל שיווק: יעל לוי
סמנכ"ל כספים: דנה גרין
סמנכ"ל תפעול: רונן ברקוביץ'
מנהלת מכירות: מיכל רוזן
יועץ אסטרטגי: נדב פרץ
סדר יום:
סקירה כללית של מצב השוק הנוכחי
הצגת נתוני שוק ותחרותיות בתחום השוקולד (10 דקות)
יעל לוי
ניתוח SWOT למותג 'שוקולד באהבה'
ניתוח חוזקות, חולשות, הזדמנויות ואיומים (15 דקות)
נדב פרץ
הגדרת מטרות אסטרטגיות לשנה הקרובה
הגדרת יעדים ברורים: הגדלת נתח השוק ב-10%, הרחבת קו המוצרים, חדירה לשוק בינלאומי (20 דקות)
אבי כהן
בחינת ערוצי השיווק הקיימים והצעה לערוצים חדשים
סקירת ביצועי הערוצים הנוכחיים (רשתות חברתיות, שיווק מסורתי, שיתופי פעולה) (15 דקות)
מיכל רוזן
תכנון קמפיין פרסום לרבעון הראשון של 2025
יצירת רעיונות לקמפיין ולוח זמנים מפורט (20 דקות)
יעל לוי
תקצוב והקצאת משאבים לאסטרטגיה השיווקית
דיון ואישור התקציב הדרוש לשיווק (15 דקות)
דנה גרין
סיכום והקצאת משימות להמשך
חלוקת משימות ולוח זמנים לביצוע (15 דקות)
אבי כהן
דיון ותמצית החלטות:
סקירה כללית של מצב השוק הנוכחי:
יעל לוי הציגה נתוני מחקר שוק עדכניים המצביעים על גידול בביקוש למוצרי שוקולד פרימיום, אך גם על תחרות גוברת מצד מותגים בינלאומיים.
ניתוח SWOT:
נדב פרץ הציג ניתוח SWOT:
חוזקות: מיתוג ייחודי, איכות מוצרים גבוהה, נאמנות לקוחות חזקה.
חולשות: קו מוצרים מצומצם, חוסר נוכחות בשוק הבינלאומי.
הזדמנויות: התרחבות לשוק האורגני, חדירה לשווקים בינלאומיים.
איומים: עלייה במחירי חומרי הגלם, תחרות גוברת מצד מותגים בינלאומיים.
הגדרת מטרות אסטרטגיות לשנה הקרובה:
המטרות שהוגדרו:
הגדלת נתח השוק המקומי ב-10% עד סוף 2024.
הרחבת קו המוצרים להכללת מוצרים אורגניים וקו לילדים.
חדירה לשוק האירופאי במהלך 2025.
בחינת ערוצי השיווק הקיימים:
הוחלט להמשיך להשקיע בערוצי השיווק הדיגיטליים, במיוחד בפייסבוק ואינסטגרם, ולבחון שיתוף פעולה עם בלוגרים בתחום המזון. יעל לוי הציעה להוסיף קמפיינים מבוססי משפיענים.
תכנון קמפיין פרסום לרבעון הראשון של 2025:
הוחלט על השקת קמפיין פרסום חדש תחת הכותרת "שוקולד באהבה – מהלב אליכם", שיתמקד בסיפור המשפחתי של המותג ובהדגשת החיבור בין איכות למקוריות. הקמפיין יכלול פרסום דיגיטלי, שילוט חוצות ושיתופי פעולה עם שפים מובילים.
תקצוב והקצאת משאבים:
דנה גרין הציגה את התקציב הדרוש והקצתה משאבים נוספים להתרחבות השיווקית לשוק האירופאי. התקציב הכולל אושר בסך 3 מיליון ש"ח לשנת 2025.
סיכום והקצאת משימות:
יעל לוי: הכנת תוכנית קמפיין מפורטת עד סוף ספטמבר 2024.
מיכל רוזן: ביצוע סקר שוק בנוגע למוצרים אורגניים עד סוף אוקטובר 2024.
רונן ברקוביץ': בדיקת יכולות ייצור מותאמות להתרחבות השיווקית עד אמצע נובמבר 2024.
נדב פרץ: הכנת תוכנית חדירה לשוק האירופאי עד דצמבר 2024.
סיום הישיבה:
הישיבה הסתיימה בשעה 12:00 עם סיכום המטרות והמשימות. הפגישה הבאה תתקיים ב-15 בדצמבר 2024, לדיון במעקב אחר ביצועי הקמפיין וההתקדמות ביעדים.
פרק 5: שפת גוף בשירות לקוחות
חשיבות שפת הגוף בשירות לקוחות
שפת גוף בשירות לקוחות היא גורם משמעותי ליצירת קשר חיובי עם הלקוח. לקוחות רבים מתבססים על הרושם הראשוני שהם מקבלים מהשירות, ושפת הגוף שלכם יכולה לשחק תפקיד מרכזי בהשגת אמון הלקוח וביצירת חוויה חיובית.
כיצד לשפר את שפת הגוף בשירות לקוחות
שמירה על קשר עין: קשר עין עם הלקוח משדר שאתם מקשיבים ומבינים את צרכיו.
יציבה טובה: יציבה זקופה מעידה על ביטחון ונכונות לעזור.
חיוך: חיוך בעת מתן שירות יוצר אווירה חיובית ותחושת נוחות ללקוח.
מניעת תנועות מיותרות: הימנעו מתנועות ידיים מוגזמות או מהתעסקות במכשירים בזמן השיחה עם הלקוח.
עמדה פתוחה: שמירה על עמדה פתוחה ולא סגורה משדרת נגישות ורצון לסייע.
מסקנות
שפת גוף היא כלי רב עוצמה בתקשורת עסקית, ובמיוחד בישראל, שבה התקשורת הבלתי מילולית נחשבת לחלק בלתי נפרד מהתרבות העסקית. על ידי הבנת שפת הגוף ושימוש נכון בה, תוכלו לשדר את המסרים שלכם בצורה אפקטיבית יותר, לבנות אמון עם הלקוחות והשותפים העסקיים ולשפר את הסיכויים שלכם להצלחה במשא ומתן.
קבוצת המפתח מאמינה כי מודעות לשפת הגוף ושימוש נכון בה הם חלק בלתי נפרד מהצלחתו של כל עסק. אנו ממליצים לכל מי שעוסק בתקשורת עסקית ללמוד ולהתנסות בטכניקות השונות שתוארו במאמר זה, לשים לב לרמזים הלא מילוליים ולשאוף לשפר את הכישורים הללו באופן מתמיד.
